BILDAs behandling av personuppgifter

Integritet och behandling av personuppgifter

För BILDA personal är personlig integritet viktigt och vi vill därför alltid eftersträva en hög nivå av dataskydd. I denna policy förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift och behandling av personuppgifter?

Allt som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person som är i livet omfattas av begreppet personuppgifter. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna i IT-systemen, oavsett om det handlar om mobila enheter eller datorer. Det handlar om till exempel insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning och överföring. I vissa fall kan även sådant som sker utanför IT-systemen ses som behandling. Det gäller när det är fråga om register.

Personuppgiftsansvarig

För de behandlingar som sker inom BILDA personals verksamhet är operativa chefen personuppgiftsansvarig.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och varför?

Beroende på din roll och eventuella användarprofil i vår app/ webbportal varierar omfattningen på de uppgifter som vi samlar in.

Generellt

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att tillhandahålla de tjänster som vi levererar. Vidare använder vi dina personuppgifter för att vårda och administrera vår relation med dig samt informera dig om våra evenemang, kurser och annat som vi tror ligger i såväl ditt som vårt intresse.

Beställare

Som beställare samlar vi in för- och efternamn samt e-post och telefonnummer. För privata kunder samlar vi även in personnummer och adress då vi behöver få in fakturauppgifter.

Arbetssökande

För samtliga medarbetare samlar vi in de personuppgifter som är nödvändiga för kontakt inför en intervju. Främst handlar det om för- och efternamn, e-post och telefonnummer samt CV.

Medarbetare

För samtliga medarbetare samlar vi in de personuppgifter som är nödvändiga för anställningen enligt gällande kollektivavtal och lagstiftning. Främst handlar det om för- och efternamn, e-post, telefonnummer, i vissa fall bostadsadress, personnummer, bankkonto, m.m.

Varifrån hämtar vi personuppgifterna?

Insamling av personuppgifterna görs genom att användarna (Beställare, Arbetssökande och Medarbetare) själva registrerar uppgifterna i samband med att de ansöker om att bli beställare eller söker ett jobb hos oss. I vissa fall kan även uppgifter hämtas från tredje part, t.ex. vid uppstart av nya ramavtal där ett företag kan komma att förse oss med namn, e-post och telefonnummer till de anställda som kan komma att göra beställningar.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Personuppgiftsbiträden

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av olika IT-leverantörer. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss.

BILDA har ansvar för att skriva avtal med samtliga personuppgiftsbiträden och lämna instruktioner om hur dessa får behandla personuppgifterna. Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna.

När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen.

Aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa andra aktörer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan både handla om myndigheter, såsom Skatteverket, FORA, Collectum, SCB och om andra medlemsorganisationer som Bemanningsföretagen/ Almega. Vissa uppgifter lämnas även för statistiska ändamål. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Vidare kan vi komma att anlita leverantörer och partners att utföra uppgifter för oss, t ex för att tillhandahålla IT-tjänster. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att dessa mottagare får tillgång till dina personuppgifter.

BILDA kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat rensningsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur länge detta är varierar beroende på skälet för behandlingen. T.ex. kan vissa uppgifter från en rekrytering behöva sparas i två år p.g.a. diskrimineringslagen, vissa uppgifter i bokföringen behöver sparas minst sju år p.g.a. bokföringslagen, medan andra uppgifter kan raderas omgående.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Om du vill veta vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna.

Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Du kan också i vissa fall begära att vi raderar de personuppgifter som vi behandlar om dig, t.ex. om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Ansökan om registerutdrag behöver ske skriftligt från den mailadress som använts vid registreringen hos oss, alternativt per post tillsammans med en vidimerad kopia på en identitetshandling.

Skydd av personuppgifter

Vi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder.

Tillsynsmyndighet

Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta myndigheten.

Information om cookies på vår hemsida

Enligt lagen om elektronisk kommunikation, som trädde i kraft den 1 juli 2011, ska alla som besöker en webbplats med cookies få information om:

• Att webbplatsen innehåller cookies
• Vad dessa cookies används till
• Hur cookies kan undvikas
• Besökaren ska också samtycka till att kakor används

Vi vill informera dig om att vi använder s.k. cookies på denna webbplats. En cookie är en textfil som lagras i din dator.

Angående Cookies

Cookien innehåller ingen personinformation, utan hjälper oss att hålla reda på webbläsaren så att den blir unik eller återkommande för funktioner på vår webbplats och vårt statistiksystem.

Det finns två typer av cookies. Den ena typen sparar en fil under en längre tid på din dator. Den används till exempel vid funktioner som talar om vad som är nytt sedan användaren senast besökte den aktuella webbplatsen. Den andra typen av cookies, s.k. sessionscookies, lagras endast temporärt under den tid du är inne och surfar på en sida.

Du som användare kan stänga av möjligheten för oss att spara cookien på din dator via din webbläsares inställningar. Om du väljer att stänga av cookie funktionaliteten kan vissa funktioner på denna webbplats upphöra att fungera korrekt.

Vill du ha mer information om cookies och lagen om elektronisk kommunikation kan du besöka Post- och telestyrelsens webbplats.

Stockholm den 30 augusti 2023
info@bildapersonal.se